Audit Mutu Internal

A. PENGERTIAN AUDIT MUTU

Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.

B. TUJUAN AUDIT MUTU

Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) :

1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi
2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan
4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok
5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi

Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006):

1. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency
2. Menemukan peluang perbaikan
3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif
4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin

C. PRINSIP AUDIT MUTU

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.

1. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.

Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.

b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,

Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.

c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.

2. Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :

1. Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
2. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
3. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.

D. ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU

Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan lokasi/bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan Audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :

1. Mengembangkan sistem pada organisasi.
2. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.
3. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
4. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.
5. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

E. MANFAAT AUDIT

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperuam . alah atu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan eisiensi dan efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivita maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.

Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif. (BQST)

Sumber : http://bambangkesit.staff.uii.ac.id

Audit Sumber Daya Manusia

Definisi Audit Sumber Daya Manusia
• Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan

Daftar periksa Sumber Daya Manusia (David Stevens)
1. Struktur Organisasi
2. Uraian / Deskripsi posisi
3. Rencana keberhasilan manajemen
4. Kebijakan rekruitmen
5. Prosedur rekruitmen
6. Program perkenalan
7. Penilaian kinerja
8. Penilaian potensi individu
9. Perencanaan jenjang karier
10. Program pelatihan
11. Administrasi kompensasi
12. Fungsi departemen SDM
13. Perencanaan manusia
14. Catatan pribadi
15. Relevansi aplikasi komputer
16. Pemahaman iklim organisasi
17. Pembagian informasi dengan karyawan
18. Desain pekerjaan
19. Hubungan industrial
20. Kesehatan karyawan
21. Keamanan karyawan
22. Pelayanan karyawan
23. Pengumpulan angka statistik
24. Praktek pengunduran diri
25. Dokumentasi / formulir formulir
26. Keamanan
27. Interaksi sosial

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1. Menilai efektivitas fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staff SDM
5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

Pelaksanaan Audit
– Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal
Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler)
1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh
2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan
3. Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi
4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM
5. Mendiskusikan laporan dengan manager operasi
6. Menyatukan tindakan korektif

Pendekatan audit SDM
1. Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan
2. Mengukur kesesuaian program dan tujuan
3. Menilai performa program

Fungsi SDM
1. Perencanaan
2. Pemilihan
3. Pelatihan
4. Penilaian
5. Kompensasi
6. Hubungan ketenagakerjaan

Memanfaatkan temuan audit
– Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan
Metode metode untuk menganalisa temuan
1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi
– Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM

Audit Manufaktur

Praktik Pengauditan Internal dan Peran Komite Audit Pada Perusahaan Manufaktur

A. PROFIL ORGANISASI
Antam adalah perusahaan tambang dan logam Indonesia milik negara yang telah melakukan aktivitas eksplorasi, eksploitasi, produksi, proses manufaktur, permurnian serta pemasaran ke seluruh dunia sejak tahun 1968. Antam memiliki pendapatan dalam US dollar dan mengekspor bijih nikel ke Jepang dan Cina, memproses bijih nikel menjadi feronikel untuk penjualan ke perusahaan-perusahaan stainless steel di Eropa dan Asia Timur. Antam juga menjual emas dan produk sampingan dari proses pemurnian emas, yaitu perak, ke pengusaha perhiasan di Indonesia dan luar negeri. Bauksit Antam, yang merupakan bahan baku untuk alumina, dijual ke Jepang dan Cina. Antam mengoperasikan satu-satunya pabrik pemurnian logam mulia di Indonesia.
Dalam hal aset, budaya, dan cara pandang, Antam adalah suatu perusahaan yang terdiversikasi. Namun Antam adalah suatu perusahaan nikel paling tidak hingga akhir dekade ini. Antam terintegrasi secara vertikal. Namun Antam juga bergerak lebih jauh ke bidang hilir untuk menjadi perusahaan yang memproses dan memproduksi logam. Kekuatan Antam antara lain adalah biaya operasinya yang murah, walaupun biaya tunai feronikel pada saat ini cukup tinggi berhubung tingginya harga bahan bakar, dan cadangan tambangnya yang besar.
Antam dimiliki 5% oleh publik, dimana mayoritas dari kepemilikan publik tersebut dikuasai oleh lembaga-lembaga internasional, yang telah memiliki Antam untuk beberapa tahun. Tercatat di Bursa Efek Jakarta dan Australia, Antam dikenal sebagai perusahaan yang memiliki tata kelola yang baik dengan transparansi yang tinggi. Antam memiliki hubungan yang baik dengan karyawan dan memiliki pelanggan-pelanggan yang telah memiliki hubungan jangka panjang, puas dan loyal.
Visi 2010 Antam adalah menjadi perusahaan pertambangan berstandar internasional yang memiliki keunggulan kompetitif di pasar global. Berdasarkan visi ini, Antam mempunyai aspirasi untuk menjadi suatu perusahaan pertambangan yang jauh lebih besar dan lebih baik. Perusahaan Pertambangan yang lebih besar, lebih proaktif, lebih produktif, lebih berorientasi ke masa depan, lebih menguntungkan, lebih seimbang dan lebih kompetitif di pasar internasional.
Misi Antam, secara singkat, adalah untuk memenuhi semua komitmen dan kewajiban kepada para stakeholders yakni:
• Pemegang saham melalui pertumbuhan laba yang berkesinambungan dan terus-menerus dengan beroperasi secara sangat efisien
• Karyawan dengan meningkatkan kesejahteraan mereka melalui suasana kerja yang sehat, aman dan memuaskan
• Pelanggan dengan menyediakan produk-produk berkualitas tinggi
• Publik dan masyarakat dengan berpartisipasi aktif dalam usaha-usaha untuk memperbaiki kesejahteraan masyarakat sekitar dan menjaga lingkungan hidup dari wilayah tambang
Tujuan utama Antam adalah untuk meningkatkan nilai pemegang saham berdasarkan strategi berikut:
a. Fokus pada Bisnis Inti
Antam akan terus menempatkan fokus pada segmen bisnis yang Antam paling ketahui dan kuasai yaitu nikel, emas dan bauksit. Selama 35 tahun lebih, Antam telah menguasai keahlian yang mendalam di bidang eksplorasi, eksploitasi, pemrosesan dan pemasaran produk-produk dalam segmen ini. Antam akan memanfaatkan kekuatan Antam di bidang ini untuk memastikan keuntungan yang bersifat jangka panjang.
b. Menciptakan Pertumbuhan yang Berkesinambungan
Antam merencanakan untuk menciptakan pertumbuhan yang berkesinambungan melalui tindakan-tindakan berikut:
• Meningkatkan kualitas cadangan
• Menciptakan nilai tambah dengan mengurangi penjualan bahan mentah dan meningkatkan aktivitasaktivitas pemrosesan di bidang hilir
• Penambahan kapasitas yang berkesinambungan untuk meningkatkan penghasilan kas dan menurunkan biaya per unit
• Usaha yang terus menerus untuk mengefisienkan biaya
• Kerjasama strategis dan akuisisi
• Kesinambungan lingkungan dan sosial
c. Mempertahankan Kekuatan dan Kesehatan Keuangan
Antam mempertahankan kekuatan dan kesehatan keuangannya melalui neraca yang solid dan likuiditas yang sehat untuk meningkatkan nilai pemegang saham. Dengan menghasilkan sebanyak mungkin kas, Antam memastikan bahwa Antam memiliki cukup dana untuk membayar hutang, mendanai pertumbuhan dan membayar dividen. Selain itu, posisi kas yang kuat dan didukung dengan fasilitas modal kerja akan mempertahankan fleksibilitas dan memberikan perlindungan dari tekanan-tekanan eksternal dan dari keadaan dimana harga-harga komoditas tidak mendukung.
B. PENGENDALIAN INTERNAL
Pengendalian internal adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, termasuk di dalamnya kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam menyediakan informasi keuangan yang handal, menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku, serta efektivitas dan efisiensi operasi.
Pengendalian internal dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan serta dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.
Elemen-elemen Pengendalian Intern:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
4. Pemantauan (Monitoring)
5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Direksi bertanggung jawab mengelola keuangan serta proses pelaporannya lebih lanjut, Direksi bertindak merancang sistem pengendalian internal terhadap proses pelaporan keuangan. Di Indosat sistem pengendalian internal mencakup suatu mekanisme komprehensif dari suatu standard operating procedure, jalur pelaporan dan struktur akuntabilitas.
C. PRAKTIK INTERNAL AUDIT
Internal Audit Antam secara struktural bertanggung jawab kepada Direktur Utama, dan mempunyai hubungan fungsional dengan Komite Audit. Internal Audit mempunyai misi membantu Direktur Utama dalam menjalankan fungsi pengawasan untuk memastikan bahwa pengendalian internal, manajemen risiko, dan implementasi tata kelola perusahaan pada proses-proses dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan ketentuan. Satuan kerja ini juga memberikan jasa konsultasi dan sebagai katalisator untuk membantu manajemen.
Lingkup pekerjaan Internal Audit sesuai Internal Audit Charter meliputi Etika dan Norma Pemeriksaan, penelaahan atas kinerja perusahaan, pelaksanaan GCG, pasca tambang, remunerasi, nominasi dan SDM, pengaduan karyawan dan pihak ketiga, pelaporan risiko dan pelaksanaan manajemen risiko, pelaksanaan tugas khusus, hubungan dengan pihak lain, kepatuhan terhadap peraturan perundangan dan pelaksanaan aktivitas konsultasi lainnya. Internal Audit bekerja sama dengan Tim Manajemen Risiko dalam penyusunan Program Kerja Pemeriksaan Tahunan Berbasis Risiko (PKPTBR).
Internal Audit Antam mempunyai visi ingin menjadi Internal Audit yang profesional dan mitra manajemen yang independen dan terpercaya guna mencapai visi dan misi perusahaan. Untuk dapat merealisasikan visinya Internal Audit menjalankan program transformasi yang mencakup 3 sasaran utama yaitu pertama, right direction, adanya ketepatan dan keselarasan arah yang tertuang dalam internal audit charter, kebijakan, prosedur dan pedoman audit; kedua, right people, mewujudkan internal auditor yang profesional agar mampu menjalankan fungsi pengawas, konsultan dan katalisator guna memperbaiki operasi dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan; ketiga, properly equipped, diperlengkapi dengan baik berupa metodologi audit berbasis risiko, tools & technology, dan knowledge management guna menunjang efektivitas dan efisiensi tugas Internal Audit.
Internal Audit telah berhasil memenuhi seluruh target (Key Performance Indicator) yang ditetapkan untuk tahun 2006. Realisasi Laporan Hasil Audit (LHA) tahun 2006 sebanyak 11 LHA. Pada tahun 2006 dilaksanakan assessment terhadap satuan kerja Internal Audit oleh konsultan independen (Ernst & Young) dalam rangka memelihara quality assurance secara berkala (3 tahunan). Pada tahun ini telah dilakukan revisi terhadap Internal Audit Charter sesuai rekomendasi hasil assessment.
Pada tahun 2007 diimplementasikan PKPTBR dengan pendekatan proses bisnis yang berisiko tinggi baik di level korporasi maupun unit bisnis. Jumlah LHA yang direncanakan pada tahun 2007 sebanyak 15 LHA. Pada tahun 2007 akan dilaksanakan program-program inisiatif sesuai rekomendasi hasil assessment antara lain restrukturisasi organisasi Internal Audit, dan penempatkan kembali personel Internal Audit sesuai persyaratan organisasi yang baru, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Untuk memenuhi hal ini dilakukan program assessment terhadap personel Internal Audit yang ada maupun kader berdasarkan job profile Internal Auditor yang meliputi 3 kriteria yaitu auditor yunior, madya dan senior; Untuk mengembangkan Internal Auditor profesional dilakukan program pelatihan dan pengembangan Internal Auditor secara berkesinambungan. Mengingat keterbatasan jumlah SDM dari internal perusahaan, direncanakan untuk merekrut senior auditor dari luar. Untuk ketepatan arah, akan dilakukan program review dan revisi terhadap kebijakan, prosedur dan pedoman audit yang ada.
D. PERAN KOMITE AUDIT
Fungsi utama Komite Audit adalah membantu Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasannya dalam konteks meyakinkan bahwa :
1. Laporan keuangan perusahaan yang dipublikasikan telah memenuhi ketentuan yang berlaku, termasuk diterapkannya Standar Akuntansi yang sesuai;
2. Risiko usaha telah dikelola dengan baik dan sistem pengendalian internal telah dilaksanakan secara memadai, serta;
3. Aktivitas usaha telah dilaksanakan dengan beretika dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Tugas-tugas tersebut dilaksanakan melakukan interaksi yang intensif dengan Direksi, manajemen dan auditor internal serta auditor eksternal. Komite Audit tidak menduplikasi pekerjaan pihak-pihak tersebut tetapi mengandalkan sepenuhnya pada informasi yang disampaikan oleh pihak-pihak terkait tersebut.
Berkaitan dengan hal yang dikemukakan di atas, perlu ditegaskan bahwa Direksi bertanggung-jawab sepenuhnya atas penyajian laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum dan ketentuan yang berlaku, kecukupan dalam pengelolaan risiko, dan keandalan dari sistem pengendalian internal serta kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan-peraturan yang berlaku. Sedangkan auditor internal dan auditor eksternal bertanggung-jawab atas pelaksanaan auditnya.
Komite Audit membahas dan mengkaji perencanaan audit auditor internal dan auditor eksternal dan secara berkala membahas temuan-temuan mereka. Pada saat finalisasi audit laporan keuangan, auditor eksternal menyampaikan isu-isu signifikan yang ditemui dalam pelaksanaan auditnya dan membahasnya dengan Komite Audit.
Salah satu fokus utama Komite Audit pada tahun 2006 adalah upaya untuk meningkatkan kinerja Auditor Internal, upaya ini dilaksanakan antara lain dengan:
1. Menyarankan agar fungsi auditor internal dikaji oleh konsultan independen.
2. Mendorong perubahan dalam pendekatan audit dari pendekatan konvensional yang lebih cenderung bersifat compliance audit
menjadi pendekatan audit yang berbasis risiko serta lebih bersifat mitra bagi manajemen.
3. Memonitor kemajuan terlaksananya kedua hal diatas secara periodik.
Selain upaya untuk meningkatkan kinerja auditor internal, selama tahun 2006, Komite Audit bersama dengan Komite Manajemen Risiko juga membahas isu-isu penting yang terkait dengan:
1. Proses akuntansi dan penyusunan laporan keuangan;
2. Pelaksanaan cost reduction program;
3. Rencana investasi pada proyek alumina Tayan;
4. Manajemen dana pensiun;
5. Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL).